Projektgruppen mødes fjerde gang

Klik her for at komme retur til forsiden.

Projektgruppen er nu efterhånden vant til at afholde projektmøderne på Teams. Og fjerde møde blev da også over Teams i julelysets skær. 

Prøvehandlinger i fokus

En underarbejdsgruppe har arbejdet med at konkretisere prøvehandlingerne. Det kan du læse mere om nederst på denne side. De pegede på tre mulige prøvehandlinger.

1. Fokus på det fysiske møde mellem forældre og kommune
2. Fokus på samarbejdet mellem personale og forældre
3. Fokus på en navigatør som i det tværsektorielle samarbejde.

Underarbejdsgruppen arbejder nu videre med at fintænke og lægge en plan for prøvehandlingerne, men det bliver nødvendigt at prioritere. De mødes først i januar for at planlægge.

 

Hvad har ”samskabelse og borgerinvolvering” lært os?

Den samskabende proces har givet stor læring og denne læring skal gives videre i en rapport med konkrete anbefalinger.
Allerede nu er det muligt at pege på en lang række punkter, som har givet værdi. En hurtigt runde blandt arbejdsgruppens deltagere viser, at der er meget at hente.

De mennesker vi er her for
De mennesker vi er her for, og som det hele handler om, er inddraget på rette tid og med samme stemmevægt. Projektgruppen slår fast hvor vigtigt det er, at disse stemmer høres og vægtes på lige fod med de fagprofessionelles stemmer.

Projektgruppens samarbejde
Projektgruppen har oplevet en stor synergi i at samles med udgangspunkt i en konkret udfordring på tværs af alle mulige faggrupper kommunalt, privat, frivillig. Dét at blive lukket ind på kryds og tværs giver en anden energi, og diversiteten i sammensætningen af gruppen har været afgørende vigtig. Projektgruppen sætter sig selv og deres værdier i spil i en sag, som alle er engagerede i og inspirerer hinanden på kryds og tværs. Og så var det rigtig godt at befinde sig i proces og alligevel komme til resultat – og ikke for resultatets skyld.

Vi inddrager andre
Arbejde med at inddrage dimittender til en del af undersøgelsen, gav os et andet og nyt blik på os selv. Og gode erfaringer med at involvere civilsamfundet direkte.

Formidling
Den samskabende proces har haft denne side www.aalborgaktiv.dk/samskabelse som omdrejningspunkt for informationer og det har vist sig, at denne formidlingsplatform var god.

Den uvelkomne gæst
Og så har der også været udfordringer, fordi COVID-19 forandrede alt. Men på trods af COVID-19, og at det måske ikke blev den proces, man kunne ønske sig. Så er det lykkedes med samarbejdet.

Tre af projektgruppens medlemmer arbejder nu videre med et udkast til en decideret rapport med endnu flere anbefalinger.

Dagsorden for mødet 11. december

Prøvehandlingerne konkretiseres

En arbejdsgruppe mødes for at konkretisere arbejdet med de kommende prøvehandlinger. Forud for mødet er der lavet en miniundersøgelse blandt en forældregruppe til børn med særlige behov for at få deres input til, hvilke elementer fra dimittendernes undersøge, der skal prioriteres først.

Tilbagemeldingerne bekræfter pointerne fra undersøgelsen, men den giver ikke et klart svar på prioriteringen.

Arbejdsgruppens sammensætning er derfor afgørende, og den består af fem personer fra projektgruppen. En der repræsenterer målgruppen, og derfor involveres hun som deres stemme i det fortsatte arbejde, og fire personer der repræsenterer medarbejdere og ledere i Aalborg Kommune. Repræsentanternes syn på mistillid/tillidsproblematikken kombineres med alle de svar, der er kommet i undersøgelsen, som dimittenderne har foretaget.

Udfaldet af mødet skitseres i følgende model. Den lilla skrift er viden fra dimittendernes undersøgelse.

(Spørgsmålene i parenteserne skal projektgruppen i fællesskab afklare - og udkastet til prøvehandlingerne er naturligvis til fælles drøftelse).

1. Rammen for mødet mellem forældre og kommune:

Der udarbejdes simple skabeloner, der kan sætte rammen for mødet mellem forældre og kommune. Rammen skal handle om forventningsafstemning, da undersøgelsen fremhæver dette som centralt. Her skal projektgruppen sammen sætte første del af prøvehandlingerne i gang:

• Karin Leth Kristensen har udarbejdet et udkast til en skabelon, som repræsentanter fra målgruppen giver feedback på. Dette arbejder vi videre på i fællesskab.

 

2. Grundlæggende relationskompetence:

I dimittendernes undersøgelse fremhæves de menneskelige relationer. Derfor skal relationskompetencer prioriteres ekstra fra kommunens side. Den konkrete prøvehandling bliver følgende:

• En personalegruppe, der har lyst til at arbejde med relationskompetencer, afprøver en ny mødestruktur. (Hvem er tovholder for processen?)
• Udvalgte forældre til børn med særlige behov klæder personalet på, så de ved, hvilke elementer der er vigtige for målgruppen for at skabe et tillidsfuldt møde.
• Personalet afprøver de nye teknikker mange gange, og de får løbende sparring fra projektgruppen/forældrene. (Hvem skal forestå dette?)
• Den læring der opstår i denne prøvehandling trækkes ud, så flere kan få glæde af resultaterne. (Hvordan trækker vi læring med videre?)

Herudover har arbejdsgruppen følgende tanker, der eventuelt kunne supplere ovenstående:

• Der kan trækkes læring fra mange andre steder, og der er mange måder at gøre det på. Eksempler: erfaringer fra psykiatrien om hvordan de arbejder med peers eller erfaringer om styrket borgerinvolvering hos Specialgrupperne i Aalborg Kommune. Som metoder kan det være relevant at filme de gode eksempler eller bruge MSC (most significant change).
  
  

3. Det koordinerende tværsektorielle samarbejde:

Samarbejdet i kommunen er også et centralt element i undersøgelsen. Den konkrete prøvehandling bliver følgende:

• To til fire forældre til sårbare børn bliver en del af denne prøvehandling. De vælger hver en ”navigatør” blandt medarbejdere, der allerede er kendt af familien. Den vedrørte afdeling udpeger også en sekundær navigatør, så vi sikrer kontinuitet og helhedsperspektiver. (Dette kræver ledelsesopbakning. Hvordan findes forældrene?)
• Rollen som navigatør skal defineres klart. Repræsentanter for forældrene bidrager med deres viden og behov i definitionen. (Se udkastet nederst på siden)
• Løbende bliver der erfaringsopsamling fra alle parter, hvor fokus er på det, der virker. (Hvordan og af hvem?)
• Der skal udpeges ressource-personer, der har godt kendskab til at navigere i kommunens tilbud. (Hvem kan det være?)

Herudover har arbejdsgruppen følgende tanker, der eventuelt kunne supplere ovenstående:

• Udarbejdelse af en app, som er forældrenes eget overblik over hvilke personer/afdelinger, der er omkring dem som familie. Denne app skal ikke indeholde personfølsomme oplysninger, men blot skabe overblik over alle involverede parter, og den skal ”ejes” af forældrene.
• Inddrage civilsamfundet eller organisationer, der varetager forældrenes behov og interesser, som aktive medspillere i forløbene. På den måde kan et tillidsbaseret forhold mellem alle parter styrkes på en samskabende måde.
  
  
  

4 + 5. Faglighed og helhedsorienteret arbejde:

Der igangsættes ikke en særskilt prøvehandling til dette emne fra start, da projektgruppen og repræsentanterne afventer, om forældrenes samarbejde med navigatøren - der fører dem videre til de rette faglige kompetencer - vil give dem en oplevelse af konkret og faglig vejledning. Samtidig er målet, at arbejdet med navigatøren giver forældrene en fornemmelse af sammenhæng og et helhedsorienteret arbejde omkring dem og deres børn.

 

6. Ledelse:

Førend de øvrige tiltag kan lykkes kræver det opbakning fra ledelsen. Ledelsens ansvar bliver at skabe rammerne for, at det er muligt at arbejde med ovenstående fokusområder. Det skal ske gennem kultur, kommunikation og ordentlighed.

 

Formålet med prøvehandlingerne er, at de centrale områder og indsatser kan overføres til andre områder og målgrupper. Det vigtigste er at afprøve i det nære, evaluere og prøve af igen. På den måde bliver prøvehandlingerne en iterativ proces.

Det er vigtigt, at der i alle processer og faser tages aktivt stilling til, hvordan der samskabes og involveres på kryds og tværs.

Rollen som navigatør

Formål:

Forældrene oplever, at de har en sammenhængende og gennemskuelig kontakt med kommunen - og samtidig oplever forældrene, at der samarbejdes ”bag linjen”.

Hvem:

Navigatøren er en medarbejder i kommunen, som forældrene selv peger på. For at sikre kontinuitet og sammenhæng kan den enkelte, kommunale afdeling udpege en sekundær navigatør. Det er et opmærksomhedspunkt, at ”nye” forældre måske ikke selv kan pege på en navigatør tidligt i forløbet.

Rollen:

• Navigatøren er den person, som sikrer, at forældrene får kontakt til de rette afdelinger/medarbejdere, og at den rette viden ikke går tabt.
• Navigatøren aftaler med forældrene, om de selv tager kontakt til kommunens afdelinger, eller om kontakten skal skabes af navigatøren. Det aftales ligeledes, om noget skal siges og videreformidles til andre parter.
• Navigatøren er til rådighed for forældrene i forhold til sparring og dialog om forløbet. Der kan med fordel forventningsafstemmes om proces, tid og formål.
• Navigatøren slipper ikke, før forældrene selv siger ”tak for denne gang”.
• Navigatøren har blik for, om der samarbejdes ”bag linjen”, hvilket eksempelvis indebærer: forbereder kommunens medarbejdere sig sammen? Får de øje på hinandens kompetencer? Bruger de hinanden til sparring?
• Navigatøren skal ikke vide alt, og det er helt ok at sige: ”Det ved jeg ikke, men jeg finder ud af det og vender tilbage”.
• Navigatøren har navngivne livliner i kommunen, som er videns-personer i forhold til at kunne hjælpe med at navigere og finde kursen.
  
  

Ramme for mødet

Et møde kan både være fysisk, på telefon eller på Microsoft Teams.

Før mødet:

• Tag en dialog med forældrene om, hvilke punkter der skal på dagsordenen og tal om, hvem der skal deltage i mødet – gerne på telefon eller Microsoft Teams.
• Spørg hvilke forhåbninger forældrene har til mødet, og om der er særlige bekymringspunkter.
• Aftal hvor det er mest hensigtsmæssigt at afholde mødet.
• Vær tydelig omkring tidsrammen.
• Send den aftalte dagsorden minimum to dage før mødet til alle involverede parter.
• Tag stilling til, om der er brug for et "formøde", hvor fagpersonerne mødes og får afstemt forventninger og roller (og ikke for at tale om den enkelte eller familien).
  
  

På mødet:

• Det skal være tydeligt, hvem der er mødefacilitator, og hvem der skriver referat. Tidsrammen skal også være tydelig.
• Præsentation af alle deltagere.
• Dagsordenen gennemgås.
• Forældrene formulerer deres forhåbninger og bekymringer for mødet.
• Brug allerede kendte mødeformler som eksempelvis Signs of Safety.
• Afslut mødet med at ridse eventuelle beslutninger op og tal om næste skridt. Der skal være tydelighed om tidsperspektivet.
  
  

Efter mødet:

• Referat sendes til alle involverede.

 

Kontakt

Vedrørende spørgsmål til dagsordenen eller projektet generelt:

Projektleder Karin Leth Kristensen: Telefon: 2520 5389